Guida all'automazione delle lettere di incarico

Questa guida spiega cosa fa da solo il sistema, dove scrive, e cosa fare nei casi in cui ha bisogno di voi.

1. Cosa succede quando arriva una lettera

Ogni 5 minuti il sistema controlla la casella email e prende le email nuove con l'etichetta incarichi-automazione. Per ogni lettera fa quattro cose.

Legge la lettera. Estrae numero, data dell'incarico, partenza, destinazione, veicoli o targhe, orari, importo e note. Un secondo controllo automatico rilegge l'email e corregge l'estrazione se trova un errore.

Manda il messaggio su WhatsApp. Lo stesso messaggio arriva:

• al gruppo della zona di destinazione (Centro Sud, Centro Nord, Nord Est, Nord Ovest);
• al gruppo della zona di partenza, quando è un'altra zona: VENEZIA MESTRE → BOLOGNA APT va sia a Nord Est sia a Centro Nord, MILANO DORIA → MILANO LINATE solo a Nord Ovest;
• al gruppo Solo lettere incarico e trasferimenti, che riceve tutte le lettere.

Le destinazioni della zona Officina vanno per ora solo al gruppo «Solo lettere»: il gruppo Officina non esiste ancora. Lo stesso vale per le destinazioni che non sono in Zone App (§ 4.2): finché la destinazione non è nota, la lettera non va a nessun gruppo di zona, nemmeno a quello della partenza.

Il messaggio ha questa forma:

📋 NUOVO INCARICO - TRASFERIMENTO

📄 Lettera N°44185
📅 Da eseguire: 25/09/2026
🚗 Tratta: MILANO DORIA → MILANO LINATE
🔑 Veicoli: minivan GV867WM
⏰ Orari: ...
💰 Importo: ...
📝 note della lettera

Al posto di TRASFERIMENTO il titolo può dire RITIRO TARGHE o ALTRO. Se la lettera dice che il trasporto è già organizzato («girare solo mail»), il titolo porta anche ⚠️ GIÀ ORGANIZZATO.

Scrive le righe nel foglio del mese (App.Trasferimenti - Incarichi 2026, un file per anno: § 2), due righe per ogni veicolo:

La prima riga è l'andata, con la targa (o la descrizione del veicolo se la targa non c'è: 1 grp S, 3 vetture gr misti). La seconda è il ritorno, con la tratta invertita e spola come targa (se la sigla della destinazione è già un codice completo col trattino, come per Recupero Officina, andata e ritorno hanno lo stesso codice). Una lettera con tre targhe produce sei righe. Anche un ritiro targhe produce le sue due righe, con la descrizione in D (18 TARGHE DA RITIRARE) e la riga spola.

Il sistema scrive solo le colonne A-D. Movimento, autisti, A/R/S, spese e tutto il resto restano a voi, e le formule della riga si calcolano da sole.

Registra la lettera nel Registro (Registro Incarichi - Trasferimenti, scheda Registro): una riga per incarico con tutti i dati estratti e il link all'email. È lo storico di ciò che il sistema ha lavorato. Dove è andato il messaggio lo dice la colonna Stato Invio:

Alla fine l'email riceve l'etichetta fatto e non viene più ripresa (l'unica eccezione è in § 4.4). Le email restano non lette: il sistema non tocca lo stato letto/non letto.

Quanto ci mette

Una lettera arriva nei gruppi entro 5-6 minuti dall'email. Il sistema prende al massimo 5 email per giro, contando anche le risposte che poi scarta come duplicati: se ne arrivano 20 insieme, le ultime escono dopo una ventina di minuti.

2. Il foglio del mese

In quale file e in quale scheda scrive

Nel file dell'anno e nella scheda del mese della data dell'incarico, non del giorno in cui arriva l'email. Una lettera ricevuta il 30 settembre per un trasferimento del 2 ottobre va in OTTOBRE. Una lettera per un trasferimento del 28 dicembre, ricevuta il 2 gennaio, va in DICEMBRE del file dell'anno prima. Se la data dell'incarico non si legge, la lettera va nella scheda del mese in corso del file dell'anno in corso.

In quale riga scrive

Nella prima riga dopo l'ultima riga che ha qualcosa nelle colonne A-D. Quindi:

• compilate dall'alto, senza saltare righe. Se scrivete qualcosa in A-D in fondo alla scheda (per esempio alla riga 600), il sistema scriverà da lì in giù, e le righe vuote in mezzo resteranno vuote;
• non scrivete in E, F, H o N su una riga che ha ancora A-D vuote: il sistema la considera libera, e la prossima lettera ci finisce sopra mescolandosi con quello che avete scritto;
• una riga che svuotate a metà scheda resta vuota: il sistema non torna indietro a riempirla;
• potete aggiungere righe a mano (una lettera arrivata per altre vie): mettetele subito sotto l'ultima compilata, e il sistema continuerà dopo di voi.

Il sistema non cerca duplicati nel foglio: se avevate già scritto a mano le righe di una lettera (per esempio in attesa della lettera di incarico), quando la lettera arriva trovate anche le sue righe, e quelle doppie vanno tolte a mano.

Quando la scheda si riempie

Ogni scheda ha le righe già pronte con le formule, fino alla riga dei totali. Il sistema la allunga da solo: quando, dopo aver scritto una lettera, restano meno di 30 righe libere, aggiunge 100 righe con le formule subito sotto l'ultima riga compilata. Totali, riepilogo e convalide si allargano insieme, e le righe già scritte non si spostano.

Potete allungarla anche voi, per esempio quando vi segnala una scheda piena (§ 4.1):

1. copiate l'ultima riga vuota della scheda, quella subito sopra i totali (ha le formule ma niente in A-F);
2. clic destro sul numero di quella stessa riga → Inserisci righe sopra, quante ne servono;
3. incollate la riga copiata su tutte le righe nuove.

Inserite sopra l'ultima riga vuota, non sopra la riga dei totali: solo così totali, riepilogo e convalide si allargano da soli. E le righe nuove devono avere le formule (il passo 3): il sistema ci scrive le lettere anche senza, ma quelle righe restano senza diaria e importi, e se poi la scheda si riempie il sistema prende proprio una di quelle righe come modello per allungarla. La scheda per il sistema finisce all'ultima riga con la formula in K: le righe sotto di lei non le usa.

Se la scheda è piena e arriva una lettera, il sistema non la perde: la mette da parte e ve lo segnala (vedi § 4.1).

Il mese successivo nasce da solo

Cinque giorni prima della fine del mese il sistema crea la scheda del mese dopo, copiando quella in corso; a dicembre crea invece il file dell'anno nuovo (vedi sotto). Nella copia:

• svuota le colonne che compilate voi: A-F (data, lettera, tratta, targa, movimento, autisti), H (A/R/S), N (spese extra SBC), O-Q e T (note);
• rimette le formule nelle colonne I-V, anche dove nel mese vecchio avevate scritto un valore a mano sopra la formula.

Le formule le prende dalla prima riga vuota sotto i dati del mese in corso. Se cambiate una formula, cambiatela in tutta la colonna, righe vuote comprese: una formula cambiata solo sulle righe già compilate non passa al mese dopo. Il sistema usa Mese Base (la sua riga 3) come modello solo quando il mese non ha più righe vuote, per allungarlo o per ripulire il mese nuovo: lì le formule devono essere quelle buone.

Non create la scheda del mese a mano e non rinominate le schede dei mesi: il sistema le cerca per nome (OTTOBRE, NOVEMBRE…), e una scheda creata a mano non verrebbe ripulita.

Il file dell'anno nuovo nasce da solo

Il 26 dicembre il sistema crea il file dell'anno dopo (App.Trasferimenti - Incarichi 2027) copiando quello in corso. Nel file nuovo:

• c'è la scheda GENNAIO, nata da DICEMBRE e svuotata come ogni mese nuovo;
• non ci sono le schede dei mesi dell'anno prima, che restano nel file vecchio;
• D.B.(SBC), Data Base Autisti, Mese Base, Zone App e Glossario sono identici al file vecchio;
• nel Riepilogo Annuale l'anno è aggiornato e le colonne dei mesi sono vuote: le formule verso le schede dei mesi le aggiungete voi mese per mese, come avete sempre fatto;
• le condivisioni sono le stesse del file vecchio: lo trovate in Drive senza fare niente.

Appena il file nuovo esiste, le lettere con data dell'anno nuovo si scrivono lì: una lettera arrivata il 28 dicembre per il 2 gennaio va già in GENNAIO del file nuovo. Quelle con data di dicembre continuano ad andare nel file vecchio.

Quando il file è pronto arriva l'email «[Automazione incarichi] Creato il file del 2027: …» con il link al file nuovo, le schede che contiene, le celle azzerate nel Riepilogo Annuale e le condivisioni ricopiate. Se una condivisione non è riuscita l'email lo dice, e quella va aggiunta a mano.

Se qualcosa va storto arriva invece l'email «[Automazione incarichi] Errore nel foglio del mese (…)», e il sistema riprova da solo ogni mattina alle 6 fino alla fine del mese. Può restare in Drive una copia a metà, col nome che finisce per «(in preparazione)», o col nome definitivo: va cancellata a mano, perché il tentativo successivo ne crea una nuova. In quel caso interveniamo noi.

Non create il file dell'anno nuovo a mano: il sistema non lo userebbe, e il 26 dicembre ne creerebbe comunque un altro. Fino a quella data non rinominate e non cancellate le schede DICEMBRE e Riepilogo Annuale: il file nuovo nasce dalla copia di DICEMBRE.

Da non toccare

• La colonna K in tutte le righe della scheda: il sistema la usa per capire dove finisce la parte con le formule.
• I nomi delle schede Zone App e Glossario e le intestazioni delle loro colonne (§ 3): il sistema legge le colonne per nome.
• La scheda Mese Base: non rinominatela e non cancellatela. Senza di lei, quando un mese è pieno, il sistema non riesce ad allungarlo e la scheda del mese nuovo non nasce.

3. Le due schede che governano il sistema

Stanno nello stesso file del foglio del mese. Le modificate voi, e il sistema legge la versione nuova dal giro successivo, senza bisogno di altro.

Il sistema legge quelle del file dell'anno in corso: dal 1° gennaio quelle del file nuovo, che ne ha una copia fatta il 26 dicembre. Una modifica fatta fra il 26 e il 31 dicembre va fatta in tutti e due i file.

Zone App: città, sigle e gruppi

Una riga per ogni modo in cui una città compare nelle lettere, sia come partenza sia come destinazione (la colonna si chiama Destinazione ma vale per entrambe):

• Destinazione: il nome della città esattamente come lo scrive la lettera (maiuscole e minuscole non contano, gli accenti sì: FORLÌ e FORLI sono due righe). Se la stessa città compare in due righe, vale quella più in alto.
• Sigla: la sigla della città nel listino D.B.(SBC). Il sistema costruisce la tratta unendo la sigla di partenza e quella di destinazione (MIL + TRV → MIL-TRV).
• Zona e Gruppo WhatsApp ID: a quale gruppo va la lettera che parte o arriva in quella città. Per una città nuova copiate zona e ID da un'altra città della stessa zona.
• Stato: LIVE manda il messaggio al gruppo della zona e al gruppo «Solo lettere»; TEST lo manda solo al gruppo «Solo lettere». Il gruppo della partenza riceve la lettera solo se sia la partenza sia la destinazione sono LIVE.

Nella colonna Stato scrivete LIVE o TEST. Spazi in più e minuscole non contano; un valore che il sistema non riconosce, o la cella vuota, vale TEST: la lettera arriva comunque al gruppo «Solo lettere». Esiste anche SHADOW, che non manda la lettera a nessun gruppo WhatsApp (la scrive solo nel foglio e nel Registro): non usatelo. Le righe Officina restano TEST finché il gruppo non esiste.

Per fermare gli invii a una zona senza fermare il resto basta mettere TEST sulle sue righe.

Glossario: le frasi che il sistema non sa interpretare

Serve quando una lettera usa un'espressione che lascia il dubbio su quanti veicoli spostare, quale tratta fare o se il ritorno va fatto. Colonne:

Il sistema legge Termine, Significato ed Effetto; una riga senza Termine viene ignorata. Effetto è la più importante: cosa cambia per l'incarico. Dal giro successivo il sistema applica la regola a tutte le lettere nuove che contengono quel termine; quelle già lavorate non vengono rifatte. La colonna Note è solo per voi.

Le sigle dei gruppi (grp EEN, S1, BF…) non vanno messe: il sistema le copia così come sono e conta i veicoli lo stesso.

4. Le eccezioni: come ve ne accorgete e cosa fare

Il sistema non manda avvisi tecnici su WhatsApp: il gruppo «Solo lettere» riceve solo lettere. Ogni eccezione lascia invece una riga in una scheda: quasi sempre nel file Registro Incarichi - Trasferimenti, che potete leggere ma non modificare; gli scarti e i blocchi nel file Log Email Scartate (§ 4.5 e § 4.6). Dateci un'occhiata ogni giorno.

Alcuni casi arrivano anche per email alla casella app.trasferimenti@gmail.com, con l'oggetto che comincia per [Automazione incarichi]:

• lettere non scritte nel foglio del mese (paragrafo 4.1);
• un errore che ha fermato il sistema (§ 4.6): interveniamo noi;
• a dicembre, la creazione del file dell'anno nuovo.

Le stesse email arrivano anche a noi. Un'email uguale non si ripete prima di un'ora: se nel frattempo succede di nuovo, l'avviso successivo raccoglie tutto.

In Gmail potete creare un filtro su [Automazione incarichi] per raccoglierle sotto un'etichetta.

Le frequenze sono misurate sul periodo 13/08-30/09/2026: 233 lettere, 247 incarichi.

4.1 Righe non scritte nel foglio del mese

Come ve ne accorgete: una riga nella scheda Righe Foglio Non Scritte, l'email ha l'etichetta foglio-da-completare, e arriva un'email di riepilogo «[Automazione incarichi] N incarichi non scritti nel foglio del mese». Il messaggio WhatsApp e la riga nel Registro ci sono già: manca solo il foglio del mese.

La colonna Mese dice dove vanno, con l'anno (GENNAIO 2027). La colonna Righe contiene le righe pronte, una per riga di testo, nella forma data | lettera | tratta | targa. La colonna Motivo dice perché non sono state scritte:

Per ricopiarle: ogni riga di testo è una riga del foglio, e i quattro valori separati da | vanno nelle colonne A, B, C e D, sotto l'ultima riga compilata. Il sistema riprende a scrivere dopo di voi.

La lettera per un mese la cui scheda non c'è ancora è rara: nel periodo misurato una sola lettera aveva l'incarico nel mese dopo, ed era arrivata quando la scheda esisteva già.

4.2 Tratte da mappare

Come ve ne accorgete: una riga nella scheda Tratte Da Mappare. Nel foglio del mese la colonna C contiene la tratta per esteso (Roma Dt Via Teulada - Bari Apt) invece del codice, e la cella è segnalata dalla convalida.

Finché non la correggete, diaria e importi di quelle righe valgono zero e i totali del mese sono più bassi del vero: le formule cercano la tratta nel listino e non la trovano.

Le colonne Sigla Partenza e Sigla Destinazione dicono quale delle due città manca (quella vuota). I casi sono due, e si distinguono guardando Zone App:

• la città non c'è proprio in Zone App. Se è la destinazione, l'email riceve anche l'etichetta da-mappare e il messaggio arriva solo al gruppo «Solo lettere», nemmeno al gruppo della partenza: inoltratelo voi ai gruppi delle zone. Se la lettera ha più incarichi, nessuno di loro va ai gruppi di zona, nemmeno quelli con la destinazione nota: inoltrateli tutti. Se manca solo la partenza, il messaggio va regolarmente al gruppo della destinazione, ma non a quello della partenza;
• la città c'è, ma con la Sigla vuota: niente etichetta, e il messaggio va ai gruppi secondo zona e stato di quella riga. Manca solo il codice della tratta.

Per sistemare:

1. se la tratta non esiste ancora nel D.B.(SBC), create le tratte nei due sensi;
2. in Zone App, se la città ha già una riga compilate la Sigla lì (una seconda riga non servirebbe: vale quella più in alto); se non c'è, aggiungete una riga con la città scritta come nella colonna Partenza o Destinazione, la sigla, la zona, l'ID del gruppo e lo stato;
3. nel foglio del mese sostituite a mano la tratta per esteso con il codice, su tutte le righe della lettera: sulle righe di andata AAA-BBB, sulle righe spola il codice invertito BBB-AAA.

Dal giro successivo le lettere con quella città escono col codice giusto e vanno ai gruppi delle zone.

Un caso che non passa da questa scheda: se entrambe le città hanno la sigla ma la combinazione non è a listino (per esempio le tratte da e per BOLOGNA DT, che producono codici BOT-…), il codice viene scritto lo stesso, la cella C resta segnalata dalla convalida e anche qui diaria e importi valgono zero. Basta creare la tratta nel D.B.(SBC) e le righe si ricalcolano da sole.

4.3 Verifiche IA

Come ve ne accorgete: una riga nella scheda Verifiche IA. La colonna Problemi riporta cosa riguarda il dubbio e la frase esatta della lettera che l'ha fatto nascere (più dubbi sono separati da |), per esempio:

casistica: La frase «Purtroppo non spola.» non consente di stabilire con certezza se il ritorno debba essere effettuato o meno.

La lettera è stata lavorata normalmente (WhatsApp, foglio e Registro), con l'interpretazione più probabile. Cosa fare:

1. aprite l'email dal link e controllate le righe della lettera nel foglio del mese;
2. se sono sbagliate, correggetele a mano;
3. se la frase torna spesso, scrivetela nel Glossario con il suo effetto: da lì in avanti il sistema la interpreta come avete deciso voi.

4.4 Lettere non registrate

Come ve ne accorgete: una riga nella scheda Lettere Non Registrate, una per ogni incarico non interpretato. La colonna Campi Mancanti dice cosa non è stato trovato (numero lettera, partenza o destinazione).

Quell'incarico non arriva su WhatsApp, non va nel foglio e non va nel Registro: va lavorato a mano, dall'email (link nella riga). Se la lettera ne conteneva altri, quelli sono stati lavorati normalmente. Nel periodo misurato non è mai successo.

Due conseguenze da sapere:

• l'email resta con l'etichetta in-lavorazione e senza fatto, e il sistema non la riprende più;
• siccome il numero non è nel Registro, una risposta («Re:») successiva alla stessa lettera non viene scartata come duplicato: viene lavorata come lettera nuova.

Nella stessa scheda finiscono anche le email da cui il sistema non ha estratto nessun incarico: la colonna Campi Mancanti dice «nessun incarico estratto». Quelle email ricevono fatto: controllate dal link se contenevano davvero una lettera.

4.5 Una lettera che sembra mancare

Prima di pensare a una lettera persa, controllate il file App Trasferimenti – Log Email Scartate, scheda Foglio1, colonna Motivo. Lì finiscono le email che il sistema ha scelto di non lavorare, quasi sempre perché la lettera era già arrivata:

• duplicato: N° … già nel Registro: una risposta («Re:») a una lettera già lavorata. È il caso più comune: 308 email nel periodo misurato;
• duplicato: N° … arrivato nello stesso giro anche come lettera diretta: 9 email;
• duplicato: N° … già ripreso da un'altra risposta dello stesso giro;
• risposta senza N°: una risposta che non contiene un numero di lettera.

Una lettera nuova che arriva dentro una risposta viene lavorata normalmente.

Se la lettera non è nemmeno lì, scrivetemi col numero: controllo io.

Due casi da conoscere:

• Modifiche e annullamenti di una lettera già lavorata arrivano quasi sempre come risposta, quindi vengono scartati come duplicato: vanno gestiti a mano.
• La stessa lettera inoltrata due volte (due email «Fwd:» distinte, non una risposta) viene lavorata due volte: due messaggi nei gruppi e righe doppie nel foglio, da togliere a mano.

4.6 Non arrivano più lettere

Se per un po' non arriva niente nei gruppi mentre le email arrivano, il sistema può essersi fermato perché non riesce a leggere il Registro (un problema di Google). In quel caso lascia una riga nella scheda Blocchi Registro del file Log Email Scartate, e arriva l'email «[Automazione incarichi] Errore nell'inoltro delle lettere (Ferma Giro)», al massimo una all'ora finché dura il blocco. È successo 2 volte nel periodo misurato (24/08 e 10/09), entrambe per un disservizio momentaneo di Google.

Non si perde niente: le email restano in attesa e vengono lavorate appena il Registro torna leggibile. Se il blocco dura più di un'ora, o se non c'è nessuna riga e le lettere comunque non arrivano, scrivetemi.

4.7 Il messaggio è nel gruppo «Solo lettere» ma non nel gruppo della zona

Può capitare se WhatsApp non ha consegnato il messaggio al gruppo della zona: il sistema prosegue comunque e manda la lettera all'eventuale altro gruppo di zona, al gruppo «Solo lettere», al foglio e al Registro, che scrive Inviato e il nome della zona lo stesso. Inoltratela a mano al gruppo che non l'ha ricevuta e segnalatemelo.

5. Le etichette Gmail

Non togliete e non aggiungete queste etichette a mano. Togliere fatto e in-lavorazione farebbe rilavorare la lettera da capo: un secondo messaggio nei gruppi e righe doppie nel foglio. Se una lettera va rifatta, scrivetemi.

6. In breve: cosa fare ogni giorno

1. Aprite il file Registro Incarichi - Trasferimenti e guardate le schede Righe Foglio Non Scritte, Tratte Da Mappare, Verifiche IA e Lettere Non Registrate: ogni riga nuova è una lettera che vuole un vostro intervento (§ 4).
2. Nel foglio del mese completate le colonne che sono vostre, dall'alto, senza saltare righe e solo sulle righe che hanno già A-D.

Fra il 26 e il 31 dicembre, ogni modifica a Zone App o Glossario va fatta sia nel file vecchio sia in quello nuovo (§ 3).